Dass Regeln im Umgang mit KI notwendig sind, ist klar. Denn hierdurch sichern Unternehmen ihre Daten. Nun ist es aber auch so, dass Menschen gern nach ihren persönlichen Bedürfnissen handeln. Das heißt im Klartext: Nicht jede Regel wird in Unternehmen auch als solche anerkannt und konsequent danach gehandelt.
Phänomene wie die „Schatten KI“, also das heimliche Nutzen von KI Software, sind häufig Normalität in Unternehmen.
Dies geschieht,
- wenn noch keine KI Richtlinie und entsprechende Verhaltensregeln existieren
- aber auch, wenn es diese bereits gibt
Die Frage, die sich vor allem im zweiten Fall stellt ist, warum Menschen dies dann tun.
Eine zweite wichtige Frage ist, wie sie motivierter werden, wichtige Regeln einzuhalten statt zu umgehen. Darauf gibt die Psychologie uns Antworten.
Das Gehirn ist die Chefin im Change Management
Unser Gehirn funktioniert im Grunde nach relativ einfachen Regeln. Es ist auf Gewohnheiten und Routinen ausgerichtet. Wenn Menschen also das schnelle „eben mal nachschauen und die KI befragen“ stark in ihren (privaten) Alltag integriert haben und als gut befinden, ist die Tendenz da, dies auch „mal eben“ auf der Arbeit zu tun.
Zudem mag unser Gehirn den praktischen Nutzen und die sofortige Belohnung. Das heißt, mal eben schnell an Infos zu kommen, liegt uns ggf. näher, als erst mal länger überlegen zu müssen, ob dies nun einer theoretisch wichtigen Regel entspricht oder eben auch nicht.
An dieser Stelle zeigt sich auch die Bequemlichkeit des Menschen.
Überlegen, Reflektieren und das Lernen gehören zu den Mechanismen, die das Gehirn sehr viel Energie kosten. Daher werden sie auch gern mal umgangen.
Damit wären wir nun auch bei den persönlichen Bedürfnissen des Menschen, die natürlich eine Rolle darin spielen, wie wir uns verhalten. Bedürfnisse und auch Verhaltenspräferenzen, die durch den unreflektierten Gebrauch der KI befriedigt werden, könnten sein:
- Spontanität
- Zugehörigkeit / Austausch
- Sicherheit (das Gefühl, sich doch schnell rückversichert zu haben)
- Anerkennung (das Gefühl, bestätigt worden zu sein)
- Produktivität
- ….und noch einiges mehr
Ein weiteres Bedürfnis ist auch der eigene Statuserhalt.
Tatsächlich führt der Einsatz von KI in der Praxis häufig dazu, dass Mitarbeitende ihre Aufgaben- und Verantwortungsbereiche erweitern. Hier steigt dann erst einmal die Produktivität und der Status nach außen wächst. Das tut erst mal dem Ego gut – egal, ob nun mit oder auch ohne Beachtung der KI Richtlinien.
Die Kehrseite ist dann natürlich auch des Öfteren, dass Mitarbeitende dadurch in eine ausgeprägte Form des Multitaskings geraten, was nachweislich das Gehirn sehr ermüdet. Gerade durch die Nutzung vieler verschiedener KI Anwendungen kommt es zu häufigen „Kontextwechseln“. Dies erhöht die mentale Belastung.
Auch das eigentlich sinnvolle kritische Überprüfen kostet erhöhte Aufmerksamkeit und damit Energie. Hier liegt möglicherweise auch ein Grund, warum Menschen eher dazu geneigt sind, dies nicht zu tun.
Interessant ist, dass trotz der negativen Wirkungen – wie gerade beschrieben – die Vorteile der Schatten KI scheinbar doch überwiegen. Jedenfalls für den Moment, bis das Gehirn auf Dauer an seine Grenzen kommt oder bis ein „Worst Case“ passiert, der datenschutzrechtlich mit Wucht auch auf die eigene Person zurück fällt.
Aus beiden Gründen des Mitarbeitenden Schutzes ist dringend dazu geraten, sich über KI Richtlinien zu informieren und diese im eigenen Unternehmen zu installieren.
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Motivationale Ansatzpunkte zur Nutzung von Regeln – gegen Schatten KI
Ein Zugang ist immer, die Menschen über diese psychologischen Phänomene aufzuklären. Wer besser versteht, der begreift auch besser.
Den Sinn für das eigene Tun selbst zu entwickeln, ist ebenfalls eine Strategie. Anstatt zu belehren, könnte ich mich als Geschäftsführender und Führungskraft mit meinem Team an einen Tisch setzen und folgende Frage diskutieren:
„Was denkt ihr, was für euch persönlich daran sinnvoll ist, die Schatten KI konsequent zu unterlassen?“
So ein Dialog funktioniert am besten, wenn er frei von Schuldzuweisungen geführt wird. Ein echtes Interesse daran, warum sich Menschen so verhalten, wie sie sich eben verhalten, könnte Menschen ermutigen, darüber zu reden. Wenn den Mitarbeitenden deutlich wird, warum es persönlich sinnvoll ist, Regeln zu nutzen – und zwar ganz praktisch – dann steigt die Wahrscheinlichkeit, dass sie es auch tun.
Auch der Dialog über Werte, also warum das persönlich und für das Unternehmen wichtig ist, hängt hiermit zusammen. Beispielsweise kann die Diskussion darüber, warum Vertrauen als Wert – auch bei diesem Thema – zum guten Miteinander im Unternehmen beiträgt, für viele Menschen sehr sinnvoll und überzeugend sein. Wenn klar wird, dass Schatten KI ein Vertrauensbruch ist, dann wird auch klar, was das alles mit den Werten eines Unternehmens doch auch sehr handfest zu tun hat. In der Regel möchten wir gute Arbeitsbeziehungen haben. Hier liegt ein guter Hebel, über das Thema Schatten KI und Regeln offen und ernsthaft zu sprechen.
Auch der Hinweis auf die Risiken, also die mentale Überlastung beispielsweise, kann dabei helfen, dass Menschen eher dazu geneigt sind, nicht mehr heimlich KI Systeme zu benutzen, die nicht genutzt werden dürfen. Gerade die Menschen, denen es wichtig ist, gut auf sich zu achten (Wert der Gesundheit und des Wohlbefindens), bei denen kann es auf offene Ohren stoßen.
In diesen Beispielen zeigt sich auch schon, dass „Motivation“ kein pauschales Instrument ist. Menschen sind individuell intrinsisch motiviert und wollen darin auch sinnhaft angesprochen werden. Die mehrdimensionale PSI Analyse kann hier effektiv unterstützen, die individuellen Motivationslagen zu zeigen und besprechbar zu machen.
Der Sinn richtet sich immer nach der individuellen Motivation des Adressaten – und dies muss nicht zwingend zum Sinnempfinden dessen passen, was der Sprecher von sich gibt.
Hier sollten Führungskräfte wissen, wie sie ihre Kommunikation so gestalten können, dass „sinnhafte Argumente“ möglichst viele individuelle Mitarbeitende erreichen. Dies kann man in Business Coachings und einer systemischen Führungskräfteentwicklungen lernen.
Bewusst über Regeln sprechen im Change Management
Zudem ist das Gehirn wie gesagt stark darauf aus, belohnt zu werden. Am besten wirken Belohnungen, wenn sie an die individuellen Motive gekoppelt werden.
Beziehung, Leistung, Einfluss und Freiheit – dies sind alles Motivausprägungen in uns.
Wie stark genau, dies sollte man bestenfalls erkennen können, um den passenden „Motiv-Kanal“ zu adressieren.
Was aus Erfahrung ein sehr guter Ansatz ist, ist das Zusammensitzen und miteinander kritisch reflektieren. Je besser Menschen aktiv eingebunden werden in die Gestaltung von Regeln und diese relevant in ihre Gewohnheiten integrieren können, umso besser. Denn wir wollen relevantes Tun und dabei wirksam sein.
Die Fragen, die gezielt diskutiert werden könnten, wären beispielsweise:
- Was macht die Einhaltung von Regeln für dich interessant?
- Wie genau kannst du den Umgang damit in deinen Arbeitsalltag einfach integrieren und damit relevante Routinen bilden?
Dies schult auch einen kritischen Umgang mit der KI. Geschütze Räume für den persönlichen Austausch sind zum einen dafür gut, Unsicherheiten und Ängste abzubauen, die KI nicht beherrschen zu können und Regeln nicht zu verstehen. Auch können Belastungen einfacher angesprochen werden, die mit der Nutzung von KI zusammen hängen.
Ein sehr wichtiger Aspekt ist auch, den Menschen als wertvolle und kritische Instanz im Umgang mit der KI zu schulen. Hierbei helfen sinnvolle Regeln und auch, klar zu machen, dass der Mensch der Gestaltende, Entscheider und Denkende ist.
Kritisches Denken und ein kritischer Umgang – gestützt durch wirksame KI Richtlinien – sind also psychologisch wertvoll, vermeiden Schatten KI und helfen Unternehmen dabei, wirksam, gesund und nachhaltig erfolgreich zu sein.
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