Was ist überhaupt „Delegieren“?
Wenn man eine Aufgabe abgibt, aber der Spielraum für den, der sie abarbeiten soll, praktisch gering ist, ist es eigentlich kein Delegieren, sondern eine Anweisung. Das ist zwar legitim, führt aber in der Regel kaum zur eigenen Entlastung, weil man dazu neigt bzw. nicht umhinkommt, die einzelnen Schritte der Ausführung zu kontrollieren. Wenn stattdessen das Ergebnis vorgegeben wird, die Ausführung aber offen ist, ist es „echtes“ Delegieren. Und das bedeutet, dass man auch ein Stück der Verantwortung abgibt, und zwar in dem Rahmen, innerhalb dessen der Spielraum für die eigene Ausgestaltung liegt.
Delegieren ist letztlich unumgänglich, denn:
Arbeitsergebnisse werden besser, weil man nicht in allen Dingen die beste Fachkraft sein kann
Man hat mehr Zeit für Anderes bzw. das Wesentliche zur Verfügung und daher weniger Stress
Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die Aufgaben erhalten, werden damit gefördert und identifizieren sich mehr mit dem Ergebnis ihrer Arbeit.
Man muss auch Delegieren wirklich wollen
Als Erfolg wird in unserer (arbeitsorientierten) Gesellschaft leider oft nicht das Erreichen von Zielen gesehen, sondern der jeweilige Erschöpfungsgrad. Je höher der Erschöpfungsgrad, desto mehr scheint jemand zu kämpfen, zu geben und für eine Sache „zu brennen“. Das ist in der Regel nicht gesund, denn zu viel zu brennen führt bekanntlich zum Ausbrennen/Burnout und verhindert das echte Delegieren.
Deswegen:
Wenn ich erfolgreich delegieren will, muss ich zu allererst lernen und es für möglich halten, dass Dinge auch dann gut gemacht sein können, wenn sie nicht so gemacht werden, wie ich sie gemacht hätte.
Worauf beim Delegieren achten?
– Die richtigen Mitarbeitenden auswählen
Wie erkenne ich, dass jemand dazu bereit ist?
Wie könnte ich ein systemisches Gespräch mit der Person führen, um das rauszufinden?
Wie kann ich dem anderen helfen, zu sich selbst Zutrauen aufzubauen?
– Fachliche Kompetenz und Verantwortungsübernahme
Fachliche Dinge kann man (theoretisch) fast jedem beibringen und diese sind meist für den Erfolg nicht so entscheidend, weil oft austauschbar. Das entscheidende Kriterium für die richtige Auswahl ist vielmehr, ob jemand wirklich Verantwortung für das Ergebnis im jeweiligen Aufgabenbereich übernehmen möchte – dann eignet er sich für ein Delegieren der Aufgabe.
Unser Impuls
Bevor Sie eine Aufgabe delegieren, klären Sie kurz für sich und teilen Sie es der Person dann mit:
- Was genau muss getan werden?
(Definieren Sie das Ziel.)
- Wer kann sie erledigen?
(Beauftragen Sie bestenfalls eine Person, bei der Kompetenz und Motivation passen oder führen Sie ein potentialorientiertes Gespräch.)
- Warum wollen Sie, dass genau sie es tut?
(Überlegen Sie, warum gerade sie.)
- Wie und womit soll sie es machen?
(Überlegen Sie, welche Befugnisse und welche Ressourcen die Person hat bzw. bekommt.)
- Bis wann muss es erledigt sein?
(Sagen Sie deutlich, wann Sie die Ergebnisse brauchen und schreiben Sie es sich auf.)
Wie also Aufgaben professionell delegieren?
Für die Führungskraft selbst (und auch für die Mitarbeitenden) ist es hilfreich, sich an eine festgelegte Vorgehensweise zu halten. Die Grundlage für effektives, sinnvolles Delegieren ist nämlich eine Kultur von
Vertrauen, Transparenz, Kommunikation, Feedback
Vertrauen fördern: Sie sagen, warum jemand die Aufgabe in seiner/ihrer Rolle bekommt und warum Sie denken, dass diese Person genau die richtige ist.
Transparenz fördern: Sie machen klar, welche Ressourcen da sind und wann es wirklich fertig sein muss.
Kommunikation: Sie machen wertschätzend klar, worum es geht, was der Sinn und Zweck ist.
Feedback: Sie erwarten und fordern ein, dass die Aufgabe/ Zwischenschritte/Meilensteine rechtzeitig und gut erledigt werden und besprechen, wie ein gemeinsames Feedback im Arbeitsprozess gestaltet werden soll.
Wie Hindernisse beim Delegieren überwinden?
Besonders Führungskräfte, die selbst sehr leistungsorientiert sind und zusätzlich den Leistungsdruck von außen empfinden, sollten zum Thema Delegieren reflektiert umgehen. Denn oft ist es so, dass betont leistungsorientierten Menschen das Delegieren besonders schwerfällt, weil sie glauben, dass sie es selbst einfach besser und schneller können und weil sie schlussendlich doch dafür verantwortlich sind. In diesen Fällen hilft das Hinterfragen der eigenen Wertehaltungen zum Beispiel im Rahmen eines Coachings:
„Glaube ich, dass ich nur gute Arbeit mache und Anerkennung erhalte, wenn ich für andere sichtbar erschöpft bin?“
„Kann ich ein sicheres Gefühl haben, dass die Dinge auch dann kontrollierbar bleiben können, wenn ich Aufgaben abgebe“?
„Wie halte ich mich raus, bleibe aber dennoch bei Bedarf unterstützender Teil des Prozesses?“
„Traue ich überhaupt jemand anderem zu, ein nur annähernd gleich gutes Ergebnis zu erzielen?“
Was tun, wenn die Mitarbeitenden (häufig) mit Rückfragen zurückkommen?
Erledigen Sie die Aufgabe keinesfalls einfach schnell selbst!
Unser Impuls
Fragen Sie sich, um was es hier gerade geht:
-Um einen Versuch der Rückdelegation?
-Mangelnde Infos bzw. die Suche nach Ideen und Lösungsmöglichkeiten…?
-Ist der Mitarbeiter überfordert?
-Könnte der Mitarbeitende sich auch woanders die fehlenden Infos beschaffen?
Fragen Sie sich, ob und inwieweit Sie (wann im Arbeitsprozess) beim Denken helfen möchten.
Sie könnten den Ball wieder zurückspielen:
„Wo hast du nach Infos bereits selbst geschaut?“
„Was sind denn deine konkreten ersten Ideen dazu?“
Wenn Sie bewusst(er) mit dem eigenen Delegieren umgehen, könnten Sie folgendes erleben:
- Sie werden mehr Zeit und weniger Stress haben.
- Sie werden zufriedenere Mitarbeitende haben, weil sie sich wertgeschätzt und mit ihren Fähigkeiten anerkannt fühlen.
- Sie werden kreativere und innovativere Mitarbeitende erleben, weil diese merken, dass es sich lohnt, mitzudenken.
- Sie werden erfolgreicher sein, weil Sie erkennen werden, welches Potential in Ihren Mitarbeitern steckt und dass auch andere Menschen im Unternehmen gute Ideen haben, nicht nur Sie selbst!
Wir begleiten Sie gerne bei diesen und anderen Themen. Starten Sie jetzt zum Beispiel mit einem individuellen Business Coaching aus Münster!
Viel Freude wünschen Oliver Bergreen und Verena Arnhold